Die Zahlungsmoral einiger Kunden scheint manchmal nicht nachvollziehbar, doch oft genug sollte man erstmal einige allgemeine Dinge in der eigenen Buchhaltung und Organisation beachten! So kann man in der aktuellen Ausgabe des IHK Magazin (Ausgabe mittlerer Niederrhein, Seite 10) eine schöne Checkliste sehen, die – eigentlich – selbstverständliche Dinge auflistet, die man beachten sollte:
- Sind die Kundendaten (Rechtsform, Inhaber, Kontaktdaten, Geschäftsführer) richtig erfasst?
- Ist die Vertragslage klar – vor allem mit Blick auf Auftragsformulare und AGBs?
- Wird die Bonität der Kunden regelmäßig geprüft? Wird ein individuelles Kreditlimit eingeräumt?
- Wird ein verlängerter Eigentumsvorbehalt vereinbart? Gelieferte und weiterverarbeitete Waren gehören dem Kunden dann erst nach der Bezahlung. Sie können nicht in die Konkursmasse eingehen.
- Werden Rechnungen sofort erstellt, nachdem der Auftrag ausgeführt wurde?
- Ist ein fixes Zahlungsziel definiert?
- Werden die Zahlungseingänge ständig kontrolliert, damit auf ausbleibende Zahlungen rasch reagiert werden kann?
- Gibt es ein Mahnwesen mit festen Mahnzyklen?
- Falls der Kunde keine Reaktion zeigt: Haben Sie ein Inkassounternehmen an der Hand?
Schon die ersten zwei Punkte sind banal, werden aber oft zum Problem. Ich denke die Selbstdisziplin eines Unternehmers beziehungsweise des Verantwortlichen für die Buchhaltung entscheidet oft darüber wie ein Zahlungsverzug zu Stande kommt.
Letztendlich hilft oft eine schlichte telefonische Nachfrage um das Problem oder Missverständnis auf zu klären und ist gleichermaßen der günstige Weg!